Encontrando....Reuniões

Ah! As reuniões. Este é um fenômeno no mínimo interessante. É através da reunião que muito se decide, muito se fala, especula e divaga no intento de, bem, reunir pontos de vista, sugestões para soluções.

A essência das coisas é foco prioritário para se administrar as tomadas de decisões nas corporações, principalmente. Segundo Ram Charam*, os grandes CEOs com quem teve a oportunidade de se relacionar, identificam a essência dos problemas, dos fatos para terem condições reais e palpáveis nesta tarefa árdua de dar o norte e conduzir grandes organizações.

Faço esse parâmetro para podermos, a luz desta lógica, olharmos para as reuniões. Quando uma reunião é bem realizada saímos, pelo menos com nosso espírito mais vivo. Mas, com certeza atingimos os critérios básicos. Vamos a eles: as pessoas certas e a definição de uma ação concreta. Quando se chega neste patamar, relativamente simples, atingimos a lógica de se existir uma reunião, em primeiro lugar.

Mas, entre o começo e o fim de um encontro desses há alguns caminhos a serem percorridos. Quero me atrever a sugerir algumas maneiras de se caminhar dentro de uma reunião. Estão longe de serem as únicas ou as melhores, mas ajudam bastante.

As pessoas certas.
Quando se tem a possibilidade de escolher quem irá participar do “gathering”, melhor! Mas quando isso não é possível, recomenda-se “gastar” um tempinho para conhecer um pouco mais cada participante. Isso vale para todos os integrantes, mas principalmente para quem irá coordenar.

O foco.
Sem saber para onde se vai fica muito difícil a reunião ter sucesso. Afinal, o que se pretende resolver? Onde se quer chegar? Um perigo constante é a sensação de que pouco se está fazendo. Quando isso acontece o sintoma mais claro é que os integrantes começam a abordar uma infinidade de assuntos, que nem se quer estavam previstos na pauta. Manter o foco é crucial, por tanto vale a pena investir um tempo na definição exata deste objetivo, quando estabelecendo a pauta do encontro. Para quem coordena, vale a tarefa especial em manter todos alinhados, seja para uma reunião totalmente técnica, como uma absurdamente abstrata e lúdica. Lembre-se da luneta. Não adianta mirar para a Lua se o foco não estiver certo, vai que você confunde com a luz do poste!

Tempo.
Use-o muito bem. Cronometre. Isso ajuda a manter o foco também, pois neste caso há uma pressão positiva. Fazendo isso, o tempo passa a ser seu aliado.

O que foi definido?
Se a reunião acabar e essa pergunta não for respondida, lá vamos nós para outra reunião improdutiva. Exija sempre uma determinação ao final dos encontros. Ah! Evite que a resolução seja somente a data para a próxima reunião.

Uma tarefa sem quem a execute vale tanto quanto nenhuma idéia. Por tanto, tenha quem faz o que.

Desculpe-me se fui óbvio demais nestes apontamentos. Mas, as vezes é justamente o óbvio que deixamos passar e com isso sofremos da síndrome do “muito que ao final é nada”.

Sucesso! Realize!

Inspirações para este texto:

Revista *HSM Management #82 e Revista Results On #20.

Abraços,

Tiago Petreca.